Хотя форма претензионного письма и его содержание действующим законодательстве прямо не закреплены, для исключения неоднозначного «трактования» Вашего претензионного требования другой стороной в суде целесообразно при его написании исходить из следующего.
Содержание претензий
Документ, в котором изложены требования к будущему ответчику, лучше всего назвать — претензией.
Претензия должна оформляться письменным документом, содержащим четко сформулированное требование (к при меру изменить (расторгнуть договор), исполнить обязанность, оплатить задолженность (а может и выплатить проценты.), обстоятельства, на которых основываются Ваши требования, доказательства, подтверждающие их (со ссылкой на соответствующее законодательство), сумму требований их расчетный механизм (если такие требования подлежат денежной оценке), иная относящаяся к требованиям информация, а так же документы, необходимые для урегулирования спорного вопроса и рассмотрения Ваших требований другой стороной.
Т.е., в качестве документа подтверждающего попытку внесудебного разрешения спора Ваша претензия по сути должна являться именно предложением, на которое может быть дан положительный или отрицательный ответ и в ней должно быть обозначено намерение обратиться в суд. В судебной практике есть примеры, где в виде доказательства попытки разрешения спора в досудебном порядке принимались и иные документы, но поскольку любой недочет может послужить основанием оставления исковых требований без рассмотрения лучше сразу все сделать максимально правильно.
Претензию надо не только написать, но и отправить надлежащим образом
Необходимо помнить, что претензионный порядок считается соблюденным только если истец направил такое претензионное требование (претензию) именно по адресу места регистрации юридического лица, определяемого по нормам статьи 54 ГК РФ, либо регистрации гражданина, в независимости от того, получена ли такая претензия ответчиком (п. 2 Письма ВАС РФ от 18.05.1995 N ОП-21/39).
Поэтому, лицу, направляющему претензию, необходимо так же не забывать о сборе документов, подтверждающих и обязанность по надлежащему направлению такого претензионного письма.
Наиболее часто используемым способом передачи претензии контрагенту является отправление ее почтой России, заказным письмом с уведомлением.
Однако, даже при направлении претензионных писем заказными письмами с уведомлениями в судах иногда возникают споры, связанный с тем, что непосредственно претензия в таковое почтовом отправлении не была вложена, а к примеру были вложены просто чистые листы. В связи с чем, можно использовать, как доказательства того, что в отправленном письме содержалась именно претензия, такой вид почтового отправления, как ценное письмо с описью вложения. Составляете опись, и сотрудник почты проставляет на ней штамп подтверждая тем самым перечень документов находящихся в Вашем письме. В таком случае, получатель не сможет ссылаться на то, что получил поздравление с юбилеем, акты выполненных работ по другому договору, либо чистые листы.
Отправить претензию можно только почтой?
Имеется практика, когда суды прямо указывают, что способ передачи претензии второму лицу не определен ни законом, ни сделками, поэтому истец вправе направлять претензионное письмо по электронной почте, указанной в договоре или вручить сотруднику контрагента под расписку, однако в этом случае весьма важно установить личность этого сотрудника и его полномочия на получение соответствующих документов.
Когда можно идти в суд?
Только после совершения всех вышеуказанных действий (написание «правильной претензии», ее отправление по надлежащему адресу), при отказе (либо полностью, либо частично) должника удовлетворить Ваши требования, либо неполучения ответа в предусмотренные (договором либо законом) сроки сторона спора вправе передать его на рассмотрение судебных органов, т.е. как говорят в обиходе «пойти в суд».
